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Geburtstag

Geburtstagsparty richtig planen: deine ultimative Checkliste

Zwei Freundinnen umarmen sich bei einer GeburtstagspartyJetzt auf Pinterest pinnen
©iStock.com/AleksandarNakic

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Es macht Spaß, eine Geburtstagsparty zu planen, ob für sich selbst oder einen Lieblingsmenschen. Aber je größer die Feier, desto mehr Aufwand ist auch damit verbunden – und desto größer ist die Angst, etwas bei der Planung zu übersehen. Wir möchten dir den größten Partystress nehmen und haben ein paar Tipps für eine gelungene Geburtstagsparty. Damit behältst du alle To-dos im Blick und kannst der Feier entspannt entgegensehen. 

Jetzt auf Pinterest pinnenZwei weibliche Gäste am Buffet bei einer Geburtstagsparty
©iStock.com/Dimensions

Budget und Rahmen für deine Geburtstagsparty

Überlege dir zunächst, in welchem Rahmen du deine Geburtstagsparty ausrichten möchtest und wie viel Budget du einplanen kannst oder möchtest. Soll es ein rauschendes Fest mit vielen Gästen werden oder lieber klein und gemütlich? Möchtest du elegant im Restaurant feiern oder passt eine zwanglose Gartenparty zu Hause besser zu dir?

Unser Tipp: Mach dir eine Liste. Was ist dir wirklich wichtig? Worauf möchtest du bei deiner Geburtstagsparty auf keinen Fall verzichten? Ein paar Beispiele:

  • Ein bestimmter Termin
  • Viele Gäste
  • Ein besonderer Ort (z.B. am Strand)
  • Eine bestimmte Location (oder Art von Location, z.B. ein Schiff)
  • Livemusik oder DJ
  • Tanzen und Partystimmung
  • Exklusives Essen und Getränke
  • Ein bestimmtes Motto
  • Geringe Kosten

Diese Liste gleichst du nun mit deinem Budget ab, kalkulierst schon mal grob die Kosten und schaust, ob und wo du eventuell Kompromisse bei deiner Geburtstagsparty machen musst. Im nächsten Schritt holst du dann konkrete Angebote ein.

Jetzt auf Pinterest pinnenGeburtstasparty in einer Bar mit fünf fröhlichen Gästen
©istock.com/SolStock

Geburtstagsparty selbst vorbereiten oder Location buchen?

Eine kleine Party kannst du allein oder mit etwas Hilfe von Familie oder Freund:Innen locker selbst vorbereiten. Bei größeren Veranstaltungen wird es schon schwieriger. Niemand zaubert “mal eben” ein Buffet für 50 Personen aus dem Hut, kümmert sich um Aufbau und Deko und feiert anschließend ganz entspannt. Wenn du viele Gäste bewirten und deine Geburtstagsparty genießen möchtest, ist es am einfachsten, du buchst eine bewirtete Location oder einen Cateringservice.

Unterschätze nicht den logistischen  Aufwand und die Kosten bei leeren Räumen ohne gastronomische Ausstattung. Auch wenn du für die Scheune um die Ecke vielleicht keine Miete zahlst: Wenn du vom Gestühl bis zum Kaffeelöffel alles mitbringen bzw. mieten musst, ist das sehr arbeitsintensiv und kann auch schnell sehr viel teurer werden als die Miete für eine fertig ausgestattete Location. 

Hol dir von verschiedenen Dienstleister:innen Angebote ein und vergleiche, bei welchen Positionen es sich lohnt, sie selbst zu organisieren. Suche dir dann Hilfe in der Familie oder bei Freund:innen und richte dir für größere Projekte eine Organisations-App ein, auf die alle Zugriff haben. Für eine kleinere Geburtstagsparty reicht natürlich auch eine WhatsApp-Gruppe.

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Motto und Dresscode deiner Geburtstagsparty

Möchtest du eine Mottoparty feiern oder einen Dresscode für deine Geburtstagsparty bestimmen? Dann ist es besonders schön, wenn sich dein Thema wie ein roter Faden durch die Feier zieht, angefangen bei den Einladungskarten. Lass es aber nicht zu aufwändig für die Gäste werden, sonst bekommst du womöglich nur deshalb Absagen.

Die Wahl der richtigen Location

Manche Locations sind besonders gefragt und müssen sehr frühzeitig gebucht werden, die Suche sollte deshalb am Anfang deiner Planung stehen. Berücksichtige dabei, dass die Location zu allen Gästen passen sollte. Eine Geburtstagsparty mit Lagerfeuer am Strand oder im Club ist toll, aber vielleicht nicht das Richtige für ältere Gäste. Sorge unbedingt dafür, dass sich wirklich jeder einzelne Gast rundum wohlfühlen kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Raumgröße, falls du drinnen feiern möchtest. Ist er zu groß, wird trotz bester Partymusik keine Stimmung aufkommen. Ist er so klein, dass man sich kaum bewegen kann, wird es ebenfalls unangenehm. Auch die Aufteilung auf mehrere Räume kann sich ungünstig auf die Stimmung auswirken, speziell, wenn getanzt werden soll.

Nimm also deine Wunschlocation unter die Lupe. Musst du zu viele Kompromisse machen, sieh dich lieber nach einer anderen Location um.

Jetzt auf Pinterest pinnenFünf Gäste stoßen bei einer Geburtstagsparty an
©istock.com/Ridofranz

Spartipps für die Location

Feierst du in einer Location mit Gastronomie, musst du dir um nichts mehr Gedanken machen, sobald du bestellt hast – dafür kann es ganz schön teuer werden. Auf keinen Fall solltest du an der Qualität sparen! Trotzdem gibt es ein paar Möglichkeiten, die Kosten im Rahmen zu halten:

  • Bei Gästen mit viel Durst kann eine Getränkepauschale sinnvoll sein (in der Regel aber auch wirklich nur dann).
  • Vereinbare mit dem Personal, nicht sofort ungefragt nachzuschenken, sobald ein Glas leer ist, sondern auf eine neue Bestellung zu warten
  • Biete eine kleine Getränkekarte an, die nur bestimmte Getränke enthält, z.B. Softdrinks, Bier, und Wein. Wer Spirituosen, Cocktails oder Longdrinks möchte, zahlt sie selbst.
  • Vereinbare eine Uhrzeit, ab der Getränke selbst bezahlt werden müssen. Schreibe das am besten mit auf deine Getränkekarten und kündige es in deiner Begrüßungsrede an.
  • Meist wird vom Buffet viel weggeworfen. Ist das Buffet sehr reichhaltig, genügt es normalerweise, für etwa 3 Personen weniger zu bestellen. Bleibt trotzdem etwas übrig, lasst es euch ruhig für einen Brunch am nächsten Tag einpacken!
Jetzt auf Pinterest pinnenGeburtstagsgäste unterhalten sich fröhlich beim Essen
©istock.com/svetikd

Die Gästeliste für deine Geburtstagsparty

Der Erfolg deiner Geburtstagsparty steht und fällt mit der Stimmung. Du kannst das köstlichste Essen, die schönste Deko und die beste Musik haben – letztlich hängt es von der Stimmung deiner Gäste ab, ob deine Party ein Erfolg wird. Deshalb solltest du deiner Gästeliste besondere Beachtung schenken. Eine “bunte Mischung” kann durchaus gut funktionieren, aber die Chemie muss stimmen. 

  • Prüfe, ob es irgendwo Konfliktpotenzial gibt

  • Je mehr Gäste du einlädst, desto aufwändiger ist die Planung, und desto weniger Zeit hast du für jeden einzelnen Gast. Weniger ist manchmal mehr!

Einen gemeinsamen Termin finden

Gar nicht so leicht, ein passendes Datum für alle zu finden! Wenn dein Geburtstag auf einen Tag mitten in der Woche fällt, bietet sich eher das nächste oder übernächste Wochenende zum Feiern an – nach einer  ausgelassenen Geburtstagsparty wollen schließlich alle ausschlafen. Mit einer Abstimmungs-App wie beispielsweise Doodle findest du vor dem Versand der Einladungen im Handumdrehen den optimalen Termin – das spart eine Menge Zeit.

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Stilvoll zur Geburtstagsparty einladen

Wenn du die wichtigsten Eckdaten festgelegt hast, geht es an die Einladungen. Hast du ein Motto oder einen Stil für deine Geburtstagsparty bestimmt? Dann solltest du das Design deiner Einladungskarten und der gesamten Papeterie passend dazu wählen – so ist alles aus einem Guss. 

Das gehört in die Einladung:

  • Der Anlass
  • Das Datum und die Uhrzeit

  • Der Ort mit Hinweisen zur Anfahrt

  • Das Motto oder der Dresscode
  • Bei Einzelpersonen Hinweis, ob eine Begleitung mitgebracht werden darf
  • Sehr wichtig ist die Deadline für eine Antwort, damit du besser planen kannst. Diese Frist sollte nicht zu lang sein, erfahrungsgemäß wird die Antwort sonst leicht vergessen. Stimme sie auf jeden Fall mit den Deadlines deiner Location und, falls relevant, der Dienstleister:innen ab!

Tipp: Lege eine frankierte und schon adressierte Antwortkarte bei. Bitte deine Gäste, eventuelle Unverträglichkeiten oder Besonderheiten beim Essen mitzuteilen. Für ein abwechslungsreiches Musikprogramm bitte sie, ihre 10 bis 15 partytaugliche (!) Lieblingstitel aufzuschreiben.

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©istock.com/stockfour, kartenmacherei

Essen für deine Geburtstagsparty planen

In einer Location mit Gastronomie zu feiern ist natürlich entspannt, reißt aber auch ein großes Loch ins Portemonnaie, wenn du viele Gäste hast. Andererseits, je mehr Personen du einladen möchtest, desto mehr Aufwand bedeutet es für dich, alles selbst zu organisieren. Ein Cateringservice nimmt dir die Arbeit komplett ab und liefert häufig auch noch Geschirr und Gläser dazu. Das kann ein guter Kompromiss sein, Wenn du das Essen trotzdem lieber selbst organisieren möchtest, haben wir ein paar Tipps für dich:

  • Serviere nur Speisen, die gut vorbereitet werden können, du sollst ja deine Geburtstagsparty nicht in der Küche verbringen!
  • Koche einen großen Topf Suppe (beliebt ist z.B. Chili con Carne) und sorge für Brot.
  • Wünsche dir von deinen Gästen statt Geburtstagsgeschenken einen Beitrag zum Buffet! Stimme in dem Fall aber gut mit ihnen ab, wer was mitbringen soll, sonst gibt es am Ende womöglich fünfzehn Kartoffelsalate.
  • Mengen werden oft nicht richtig eingeschätzt. Bei 20 Gästen und 5 verschiedenen Salaten muss nicht jeder Salat für 10 Personen reichen!
Jetzt auf Pinterest pinnenGeburtstagsparty auf der Terrasse
©istock.com/AleksandarNakic

Getränke richtig einkaufen

Die Frage, die bei der Planung einer Geburtstagsparty wohl am häufigsten gestellt wird: “Wie viele Getränke soll ich kaufen?". Natürlich richtet sich das in erster Linie nach dem Trinkverhalten deiner Gäste. Was trinken sie am liebsten, und wie viel? Pauschal lässt sich die Getränkemenge also nicht berechnen. Sprich am besten mit dem Getränkehandel deines Vertrauens und bitte um eine individuelle Empfehlung. Im Gegensatz zum Essen gilt hier aber der Grundsatz “lieber zu viel als zu wenig”. Wenn die Gäste plötzlich auf dem Trockenen sitzen, ist das nicht nur peinlich, es ruiniert auch augenblicklich jede noch so gute Stimmung.

. Hier ein paar Spartipps, falls du die Getränke selbst organisierst:

  • Bestelle bei einem Getränkehandel in Kommission, am besten mit Lieferservice. Was übrig bleibt, wird wieder abgeholt. Das spart Zeit und du musst nicht alles schleppen.
  • Wird sehr viel Bier getrunken, lohnt sich vielleicht ein Tresen mit einer mobilen Zapfanlage und Durchlaufkühlung. Dafür brauchst du allerdings etwas Platz und eine barrierefreie Anlieferungsmöglichkeit. Überlege in diesem Fall, ob ein 30-Liter-Fass sinnvoller ist als ein 50-Liter-Fass, denn ein angebrochenes Fass musst du voll bezahlen.
  • Achte darauf, dass nicht zu viele Flaschen gleichzeitig geöffnet werden. Oft stehen nach einer Party überall halbvolle Flaschen desselben Getränks herum. Lieber ab und zu auffüllen!
  • Bitte deine Gäste, ihre alkoholischen Getränke selbst mitzubringen und sorge für Softdrinks und Bier
Jetzt auf Pinterest pinnenGeburtstagsparty im Garten im Lichterketten
©istock.com/AleksandarNakic

Stimmungsvolles Ambiente durch Beleuchtung und Deko 

LED-Lichterketten, Lampions und Windlichter zaubern eine festliche Beleuchtung - und die ist bei einer Party schon die halbe Miete! Achte dabei auf warmes, schmeichelndes Licht.

Falls du draußen feierst und trotzdem nicht auf Eleganz verzichten möchtest: Für Bierzeltgarnituren kannst du Hussen mieten – oder du verwendest günstige, wiederverwendbare Dekostoffe oder Papiertischdecken. Ein paar Marmeladengläser mit Schleifen dienen als Vasen für Blumen der Saison. 

Für Mottopartys ist die Deko je nach Thema möglicherweise ein bisschen aufwändiger – aber auch hier lässt sich mit wenig Geld und etwas Kreativität oft eine große Wirkung erzielen. Im Internet findest du viele DIY-Anleitungen!

Mit Musik die Stimmung steuern

Deine Geburtstagsparty wird erst mit der richtigen Musik perfekt, gerade wenn getanzt werden soll. Eine Profiband oder ein DJ wissen genau, wie sie deine Gäste in Stimmung bringen. Falls du kein Budget für Profis hast oder du nur eine kleinere Feier planst, frag im Freundeskreis, ob jemand auflegen möchte. Vielleicht spielt auch jemand von deinen Gästen ein Instrument und mag eine Einlage geben? Eine bunt gemischte Playlist, zusammengestellt aus Musikwünschen deiner Gäste, sorgt dafür, dass musikalisch alle zu ihrem Recht kommen. 

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©istock.com/monkeybusinessimages

Weniger Stress mit Hilfe vom Profi

Viele Geburtstagskinder vergessen leider oft, an sich selbst zu denken. Deshalb legen wir es dir noch mal ans Herz: Es ist dein Ehrentag, den du entspannt genießen solltest! Das wird dir nur schwer gelingen, wenn du alles allein machen willst. 

Hol dir Hilfe beim Aufbau, bei der Deko und auch beim Vorbereiten des Essens! Die letzten zwei oder drei Stunden vor Beginn deiner Geburtstagsparty sollten nur dir gehören. Zur Entspannung, zum Anziehen, Schminken oder was auch immer. Deine Gäste merken sofort, wenn du gestresst bist – und fühlen sich unwohl!

Während deiner Feier solltest du dich um nichts kümmern müssen – außer um das Gespräch mit deinen Gästen. Nichts ist schlimmer als Gastgeber, die hektisch herumlaufen und Gläser abräumen, spülen oder Aschenbecher leeren. Falls du zu Hause oder in einer Location ohne Bewirtung feierst: Engagiere einfach jemanden für den Service, am besten einen Profi, der alles im Blick hat und in der Lage ist, ein volles Tablett mit Gläsern unfallfrei an tanzenden Gästen vorbei zu manövrieren. Bei einer größeren Geburtstagsparty sollte auch jemand regelmäßig nach den Toiletten schauen.

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Nach der Geburtstagsparty: das große Aufräumen

In einer Location mit Gastronomie brauchst du dir keine Sorgen zu machen. Mietest du ein Clubhaus oder feierst bei dir zu Hause, musst du dich leider selbst um alles kümmern. 

  • Hol dir Hilfe von Familie oder Freundeskreis und mach eine Aufräumparty draus :-)
  • Eine gute Alternative: Engagiere rechtzeitig zuverlässiges Reinigungspersonal zum Aufräumen
  • Falls jemand nichts zum Buffet beitragen konnte: Auch die Hilfe beim Aufräumen ist ein tolles Geburtstagsgeschenk!
  • Bedanke dich stilvoll mit einer Dankeskarte bei deinen Gästen für ihr Kommen – und natürlich bei allen, die dir geholfen haben, für ihre Unterstützung. In unserem Artikel Richtig Danke sagen zum Geburtstag verraten wir dir, wie du die richtigen Worte findest.

Wo und wie auch immer du feierst, wir wünschen dir, dass dein Geburtstag ein wunderschöner Tag für dich wird – und deine Geburtstagsparty ein voller Erfolg!

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